Les dossiers / Agendas partagés et gestion de rendez-vous

Agendas partagés et gestion de rendez-vous

La gestion des rendez-vous et agendas concerne les cabinets de ville, les services au sein des établissements, les praticiens et … les patients qui, dans certains cas, sont à même de décider de leurs prochains rendez-vous via une application en ligne.

La prise de rendez-vous impacte tous les logiciels d’un SIH : l’ambulatoire, les examens de laboratoire, les consultations, la visite d’anesthésie, le bloc, les services, etc. Tous les logiciels proposent leurs propres outils de planification… et que ce soit en Santé ou ailleurs, la prise de rendez-vous sur plusieurs agendas (non croisés entre eux) n’est pas un modèle d’organisation efficace.

Par ailleurs, dans les applicatifs de santé, la gestion de la planification va au-delà d’une simple prise de rendez-vous. L’agenda est un outil de travail interactif permettant de visualiser d’un simple coup d’œil le parcours du patient, de Filtrer multiples sur les rendez-vous (mes rendez-vous, ma spécialité, types d’actes, …), d’imprimer des documents (bons de rendez-vous, ordonnances, notices de prise en charge, etc.). Qui plus est, l’agenda devient le point d’entrée de l’activité. En effet, certains produits permettent de basculer directement dans l’environnement de travail relatif au rendez-vous : accès direct au plan de soins, saisie directe de l’acte associé au rendez-vous, etc.

La généralisation du mode en ligne
Jusqu’ici la planification intra-muros d’un établissement pouvait être gérée par une seule application métier. La généralisation des échanges avec des tiers extérieurs et l’implication du patient nécessite une approche d’agendas « connectés ».

La tendance est à l’abonnement de type « Service ». C’est par exemple le cas avec la solution d’agenda professionnel en ligne Mobikap. Cet agenda propose des fonctionnalités de recherche pour des situations complexes. Une requête telle que « Trouver un créneau pour un soin S avec le Docteur D seulement si la salle de soins A et le matériel M sont disponibles » est parfaitement envisageable. L’interface Web, aux normes de convivialité actuelles, est par ailleurs 100% personnalisable : durée de RDV, couleurs, impression du planning, congés, etc. Les rappels se font par SMS. Le praticien peut décider du type de rappel SMS : envoi simple ou multiple, de 9 jours jusqu’à la veille et même 1h30 avant le RDV en fonction des impératifs de chacun. Des SMS de rappel peuvent être paramétré pour, par exemple, proposer un détartrage chez le dentiste un an après le dernier rendez-vous…

Le lien « Ville-Hôpital »
Dans une logique d’optimisation de la communication « ville – hôpital », ÆGLÉ propose sa solution AmiCare dédiée aux échanges d’informations entre les établissements de santé, les praticiens, les cabinets de ville et les patients. Outre l’accès Web et smartphones, l’application peut être déployée sur des bornes tactiles. Cette option permet au patient de s’enregistrer lui-même à son arrivée dans l’établissement. L’identification est faite par simple lecture d’un QR code ou alors par saisie du code de validation reçu par SMS. La particularité du système à borne tactile est de pouvoir être relié au SIH d’un quelconque éditeur via des web services. Ainsi, le secrétariat est automatiquement notifié de l’arrivée du patient dans l’établissement. Si le SIH ne supporte pas de communication via des services web, l’autre mode d’intégration possible reste l’intégration des pages web AmiCare « prêts-à-l’emploi » et personnalisées selon la charte graphique du site web ou intranet de l’établissement.

La planification en établissement de santé
En établissement de Santé, les cas de partage de planning et de gestion de rendez-vous sont multiples. Plus spécifiquement, l’un des challenges d’un Dossier Patient Informatisé (DPI) est de pouvoir agréger différentes informations relatives au patient pour proposer - en synthèse - son planning de la journée, de la semaine, etc. A l’inverse, cette synthèse doit pouvoir être réorganisée pour un affichage selon un axe « praticien » ou un axe service (occupation du bloc opératoire, prévisionnel d’occupation des lits, etc.). Sur ce secteur d’activité, certains éditeurs, dont WEB100T, considèrent la gestion des rendez-vous comme un élément essentiel à la gestion des ressources de l’établissement mais aussi comme un vecteur de fluidification du parcours du patient et, plus globalement, de sa prise en charge. La gestion des agendas et des rendez-vous de Web100T s’articule selon trois axes. En premier lieu, l’établissement dispose d’un agenda « Full Web » transversal permettant de gérer les rendez-vous concernant les patients et les professionnels de santé. La solution permet de fixer des rendez-vous « sous contraintes » : le système croise alors les vacations des praticiens, les planifications multiples, les disponibilités des ressources connexes (blocs, lits, etc.) pour optimiser la proposition de rendez-vous. Le deuxième axe est celui du cabinet. L’agenda « cabinet médical » en accès « Full Web » partagé avec l’établissement est un agenda « local » permettant d’isoler les données de planification du cabinet. Enfin, l’agenda « Patient/Service » gère la prise en charge du patient pendant son séjour d’hospitalisation. Selon un principe de visualisation multiaxes, l’agenda « Patient » se transforme en agenda « Service ». Ainsi, un praticien peut, d’un simple coup d’œil, visualiser tous les patients dont il a la charge dans un service.

L’approche de CANYON TECHNOLOGIES avec son logiciel TIMEWISE Rendez-Vous, est de se focaliser sur la gestion des Consultations au sein des Pôles de Consultations Externes dans les établissements de santé ; partant du principe qu’un chirurgien partage son temps entre le bloc opératoire, les visites aux patients dans les chambres, les RDV de consultation, les réunions et autres activités personnelles. Avec TimeWise Rendez-vous, il est possible d'enregistrer des règles de rendez-vous complexes : jours de la semaine, plages horaires, alternances (semaine paire / impaire), 1ere semaine du mois, 1 semaine sur 3, etc. Chaque rendez-vous peut être associé à un motif dont la durée est paramétrable : 15 min. pour une consultation, 30 mn pour un bilan post-opératoire, etc. Il est par ailleurs possible de paramétrer des rendez-vous enchainés (consultation + examen radio) ou des rendez-vous par groupes de patients (cas en rééducation).
Le mode d’accès aux agendas dépend du profil de l’utilisateur. Pour un pool de secrétaires gérant des agendas multiples avec une exigence ergonomique forte, Timewise propose une interface Windows classique. Pour le praticien, c’est une interface Web qui est proposée : il peut ainsi gérer ses rendez-vous sur toute plateforme, PC, Mac, Tablette, smartphone, depuis tout autre lieu que son cabinet de consultation (autre établissement, domicile, etc.). Le jour J, l'arrivée du patient est enregistrée par le secrétariat. Cette information est directement affichée en salle d'attente sur le planning web du praticien.

L’implication du Patient…
Que ce soit à la ville ou au sein de l’hôpital, la tendance est à l’implication réelle du Patient dans son parcours de prise en charge. À ce titre, la prise de rendez-vous est au cœur de la problématique d’organisation. Par exemple, avec Timewise, le patient, via une interface web sécurisée, peut prendre lui-même son rendez-vous. Le patient choisit une spécialité, un praticien ou un motif et une date (supérieure à 48 H) et s'enregistre en saisissant quelques informations obligatoires (nom, prénom, date de naissance, e-mail, etc.). Le système lui adresse ensuite un mail (ou un SMS), contenant un lien de validation (ou un code), pour confirmer le rendez-vous. Sans confirmation au-delà du temps imparti, la saisie est annulée. Quelques jours avant le rendez-vous, le patient reçoit un SMS ou un email de rappel afin de diminuer le taux de « non présentation », source de désorganisation des services. Ce principe – non intrusif – d’envois de SMS de confirmation tend à se généraliser et on le retrouve avec les solutions Mobikap et Docavenue.

Retour aux dossiers