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GEF, Stocks, logistique et SI de Santé

L’évolution des pratiques et les nouveaux modes de fonctionnement de type GHT exigent une collaboration accrue entre établissements. Les logiciels de gestion économique et financière sont nécessairement contraints de s’adapter pour être en capacité de s’interfacer avec les socles logistiques et le reste du SI…

 

Les Communautés Hospitalières de Territoire, les GCS, les projets de mutualisation, les fusions d’établissements, etc. nécessitent une approche collaborative qui n’était pas nécessairement inscrite dans le cahier des charges des solutions historiques… Par ailleurs, aujourd’hui, il faut prendre en compte les nouveaux modes de fonctionnement liés à l’évolution des pratiques. Gestion de stock, suivi des consommations, réassort, etc. sont autant de fonctionnalités qu’il faut désormais revoir dans une logique de coopération inter-établissements. Parmi les éditeurs qui se sont préparés à de telles évolutions, nous vous proposons de découvrir différentes approches dont, notamment, celles de COPILOTE et de COMPUTER ENGINEERING sur les volets de la gestion des stocks et du suivi des consommations : deux axes au cœur même de la justification de la création d’un GCS ou d’un GHT.

La difficulté de positionnement d’une solution de Gestion Économique et Financière (GEF) dans le SIH vient du fait que, de nos jours, certains périmètres se recoupent : typiquement, la gestion du stock de médicaments se retrouve au niveau des outils opérationnels des pharmaciens… La majorité des solutions historiques de GEF prend en charge le traitement des dépenses et des recettes, les commandes, les immobilisations, les stocks et le retraitement comptable. L’élargissement de l’informatisation vers la « production » (gestion du bloc et des consommables, réassort automatique en PUI, etc.) a engendré une nécessaire ouverture et relégué aux oubliettes la vision « en silo et filière » …

Cap sur l’interopérabilité
Qu’un établissement ait une logique de centralisation de ses flux via une plate-forme d’un éditeur tiers indépendant de ses applications administratives et médicales ou, qu’à l’inverse, il opte pour une logique d’ERP basé sur un seul et même éditeur, il devra désormais intégrer son processus GEF au cœur de son activité de production s’il souhaite apporter une réponse efficace aux exigences d’efficience globale de l’Informatique des Systèmes de Santé. De nombreux éditeurs de solutions de GEF, de stocks et de logistique hospitalière ont bien intégré cette nécessité d’ouverture. Par exemple, chez Copilote, l’approche interopérabilité est native. Selon cet éditeur, elle est indispensable pour établir un dialogue entre les nombreux acteurs du circuit de médicament et la logistique hospitalière.

Même lorsque la GEF de l’établissement assure pleinement la fonction de gestion de stocks, la solution Copilote peut ainsi permettre de gérer les emplacements de stockages (modes multi-emplacements et aléatoire), de piloter tous les automatismes de stockage, de gérer les fonctions de réassorts et les armoires sécurisées dans les services de soins. En ce qui concerne l’interopérabilité SIH, les formats « normalisés » HL7, PN13 et HPRIM sont mis en œuvre pour les échanges avec la GEF et le DPI. Pour l’enrichissement des données médicaments (info robots) et la gestion des DM, les bases CIOspé et CIO DM sont intégrées et accessibles via l’interface Web de Copilote. Le décodage des balises GS1 est prévu pour intégration des numéros de lots, dates de péremption, numéros de série, numéro de commande, décodage GTIN des produits, SSCC des palettes et colis avec intégration de l’avis d’expédition (DESADV).

Élargir la couverture fonctionnelle…
Les solutions de GEF, de gestion de stocks et de logistiques hospitalières existent depuis des décennies dans le paysage des SI de Santé. Ce qui change aujourd’hui, c’est la logique de dématérialisation « de bout en bout » des processus, avec un objectif de réduction des délais de paiement et de recouvrement : optimisation des processus d’achat, de réception et de paiement de la commande chez le fournisseur, optimisation de la chaîne de facturation, simplification du processus de validation et de signature (signature électronique), etc. Ainsi, au fil des années, la couverture fonctionnelle s’est élargie, profitant à la fois des évolutions technologiques et de la transformation des usages. Cette approche d’amélioration continue a toujours été celle de COMPUTER ENGINEERING avec son module ECONOMAT qui, depuis plus de 20 ans, propose aux établissements de gérer leurs produits consommables non médicaux (objets de soins, petit matériel, produits d’entretien, fournitures informatiques, papeterie, etc.). Cette solution gère les achats, les stocks et les approvisionnements, de la phase de négociation des marchés jusqu’au contrôle des factures. Les fonctions de préconisations de commandes prennent en compte de multiples paramétrages afin d’optimiser les stocks et commandes, aussi bien pour les produits stockés que pour les produits non stockés, commandés au coup par coup.

Avec des terminaux Wifi, les plans de cueillette sont dématérialisés et les réceptions des livraisons fournisseurs pris en charge en direct. Grâce au module Traça®, les équipes suivent précisément les lots et les péremptions des produits en stock pour, par exemple, les réactifs de laboratoire. Les équipes des unités de soins passent leurs commandes de produits directement auprès des gestionnaires de stocks via un module de « Demandes de services » calqué sur l’application PHARMA®. La gestion multi-magasins permet de rassembler les demandes et les stocks gérés par les différents services de l’établissement. Tout comme certaines solutions concurrentes, la solution ECONOMAT de COMPUTER ENGINEERING s’inscrit dans une logique de coopération inter-établissement (GCS, GHT, etc.). Outre les interfaces GEF, un module Transport® apporte une gestion complète du colisage et de la traçabilité du transport des produits entre établissements d’un même groupement. De même, les fonctionnalités Web permettent un accès distant à l’application pour les demandes de produits faites hors établissement.

Vérifier les capacités « BI » …
Si les problématiques exclusivement comptables ne sont pas exactement les mêmes dans le Public et dans le secteur privé, la nécessité de reporting sur le stock, les immobilisations, etc. ne connait pas de frontière ! Le décisionnaire (Direction, Chef de pôle ou de service, etc.) doit disposer d’un SID (Système d’Information Décisionnel) doté de l’ensemble des indicateurs essentiels à une gestion plus efficiente de son activité. Ce SID, est parfois intégré à l’outil, parfois basé sur une plateforme externe (BO, QlikView, BiBOARD, etc.). La plupart du temps, c’est la technologie Web qui est mise à contribution pour la publication des rapports et tableaux de bord dynamiques à destination de tous les services de l’établissement. Dans la solution COMPTA FIRTS de CEGI SANTE, le module Tableaux de bord permet une exploitation directe des écritures, des budgets, des engagements, des immobilisations et des emprunts, depuis la base de données, avec une finesse d’accès allant jusqu’au détail des écritures. Le fait de pouvoir disposer automatiquement des données de la GEF pour d’autres sous-systèmes est généralement appréciable pour les DSI ayant une logique globale de reporting multiaxes : Activité, Finance et RH.

La GEF : catalyseur d’une approche GED globale ?
De nombreux éditeurs dont CEGI SANTE, MAINCARE SOLUTIONS, MEDIANE ou encore SOFTWAY MEDICAL sont dans une logique de facilitation de l’accès aux documents dématérialisés avec des systèmes d’indexation, de classement, de stockage et de gestion de version. Au-delà des documents comptables, l’objectif est de couvrir la gestion documentaire de l’ensemble des services d’un établissement de santé (factures, contrats de maintenance, documents qualité, etc.). Par exemple, chez MEDIANE (solution M-GED), il est possible de provoquer automatiquement une liquidation de commande en lien avec un automate de commande (EDF, TELECOM, etc.) suite à la sélection d’un document numérisé issu de la GED. Dans la continuité de la GED, les fonctionnalités de workflow deviennent quasiment natives dans les solutions de GEF, de gestion de stock et de logistique hospitalière : chez CEGI SANTE (solution COMPTA First), les étapes de budgétisation sont gérées sous forme de workflow (proposé, exécutoire, anticipé, décisions modificatives, transferts, accepté).

Qu’un établissement opte pour une solution GEF pleinement intégrée à un ERP « Editeur » ou que l’approche soit multi-éditeurs via un orchestrateur de flux, l’échange sur la base d’un référentiel commun (structure, comptes, fournisseurs, Tiers, Journaux analytiques, etc.) est essentiel. De même, une solution moderne doit proposer un environnement de reporting allant bien au-delà de simples tableaux et rapports financiers. L’existence d’un véritable Système Décisionnel (SID) autorisant le croisement de données comptables, RH, logistique et de production de soins va pleinement dans le sens des exigences du plan Hôpital Numérique…

Enovacom : Ouvrir la GEF sur le reste du SI…
Avec le protocole PES V2, la GEF a quitté définitivement le cloisonnement « comptable » pour entrer irrémédiablement dans une informatique plus réactive et donc nécessairement collaborative. En effet, depuis maintenant près de 3 ans, les divers protocoles historiques de transmission « à plat » des titres et des mandats (HTitre et HMandat M21/M22) ont été remplacés par le PES V2. Parmi les éditeurs proposant des solutions complémentaires à une offre GEF en matière d’intégration, on retrouve ENOVACOM et sa plateforme d’interopérabilité ENOVACOM Suite. Cette solution s’adapte aux logiciels GEF utilisés par les établissements de santé : Mediane, Agfa, Maincare Solution, Intersystem, Web100T, Berger-Levrault, Cpage, Mipih, etc et répond notamment aux problématiques rencontrées sur les sites équipés de produits d’éditeurs différents. Il est même envisageable de mutualiser la plateforme entre différents établissements faisant partie d’un GHT.

 

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