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Gestion Financière en Informatique de Santé

La gestion financière est un sous-système SI informatisé depuis belle lurette dans les établissements de santé. Reste à savoir si les applications originelles ont su évoluer, d’une part d’un point de vue collaboratif et ergonomique et, d’autre part, fonctionnellement sur le plan des consolidations ; indispensables dans le cadre d’une approche de territoires de santé…

Si les aspects fonctionnels intrinsèques à la Finance, la Facturation et la Comptabilité n’ont pas subi de révolutions lors de cette dernière décennie, les outils d’informatisation ont néanmoins dû évoluer pour prendre en compte un travail plus collaboratif et suivre le mouvement global de dématérialisation.

La tendance est effectivement à la transformation numérique impactant les Ressources Humaines (bulletins, contrats, etc.), la Gestion Administrative (S3404) et la Gestion Financière sur la quasi-totalité des flux relatifs à la comptabilité. De nombreuses fonctionnalités concourent à l’accélération de la numérisation des processus comptables. Les bénéfices de cette dématérialisation sont rapidement quantifiables en ce qui concerne la productivité des équipes comptables, le délai de traitement et de validation des factures, la traçabilité, la prévention contre les fraudes et l’archivage.

De la comptabilité « Site » aux GHT

Disposer d’une base de données unique ou encore coupler l’intelligence métier à une gestion intégrée des stocks devient quasi-obligatoire pour rester dans la course. En conséquence, de nombreuses solutions sont conçues de façon modulaire avec une articulation autour de la comptabilité et de la gestion des stocks. Chez Berger Levrault le module BL.santé GEF s’appuie sur des fichiers communs (structure, comptes, fournisseurs, etc.) pour permettre de réaliser les opérations quotidiennes et exceptionnelles de gestion économique et financière : gestion des achats et fournisseurs, mandatement et stocks, comptabilité M21, etc. L’établissement peut suivre son budget tout en contrôlant la disponibilité des montants à engager dès la prise de commande.

Le groupe PSIH revendique pour sa part un positionnement original. Initialement centrée sur les données du PMSI, l'offre du Groupe PSIH a évolué vers une vision à 360° de l'ensemble des données de santé avec une orientation GHT. La plateforme PSIH contient l’ensemble des référentiels métiers nécessaires au pilotage médico-économique. À partir des données produites dans l’ensemble du SIH, il s’agit d’aspirer, de traiter et de contrôler les informations des différents sous-systèmes pour mettre en perspective divers indicateurs. Contrairement à une GEF classique, PSIH ne propose pas d’outils de recueil de données. Ce positionnement de pilotage « haut-niveau » permet d’assurer aux établissements une certaine indépendance sur les contrôles effectués. Selon cet éditeur, Une solution « juge et partie » est trop dépendante de son socle commun pour pouvoir être pertinente sur les contrôles. Par exemple, un référentiel de tarifs qui ne serait pas à jour sur une brique de recueil de facturation, ne sera pas détecté par les contrôles paramétrés par le même éditeur. C’est ce positionnement particulier qui fait aujourd’hui la spécificité de PSIH en opposition des solutions de pilotage et de contrôle intégrées aux offres des éditeurs de recueil GAM, GEF, RH, etc. Chez Maincare Solutions, la logique est de mettre à disposition des établissements de santé et des GHT une plateforme administrative, financière et logistique complète. Les solutions M-GAM pour la facturation des séjours et M-GEF pour la gestion économique et financière sont déjà largement déployées dans les CHU de l’hexagone.

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Demain, avec la mise en place des 135 GHT nationaux, le SIH sera une plateforme administrative, financière et logistique en lien permanent (temps réel) avec les applications de production de soins. Les solutions seront nécessairement basées sur l’échange et le partage : C’est le cap que certains éditeurs, probablement les acteurs de premier plan de demain, se sont fixés. La révolution « GEF » est en marche…

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L’ergonomie et le collaboratif

Les applications de gestion financière ont la réputation d’être relativement austères, peut-être en raison même du métier. Il n’empêche qu’il existe sur le marché des solutions proposant un design résolument moderne et une ergonomie conviviale. Par exemple, BL.santé de Berger-Levrault permet en toute simplicité de personnaliser l’espace de travail de l’utilisateur. De même l’accès à la législation financière est immédiat avec des fonctionnalités d’édition des documents budgétaires et annexes dans le respect des maquettes réglementaires. L’application SyAME de SEDONA propose une navigation intuitive par un passage de niveaux agrégés aux niveaux de détails successifs par un double-clic sur la ligne sélectionnée. L’affichage statique de tableaux de chiffres appartient au passé !

 

Les inévitables interfaces

Tout comme chez Berger-Levrault ou au GIP CPage, les suites logicielles sont désormais nécessairement compatibles PES V2 pour permettre la dématérialisation (HELIOS) des mandats et des bordereaux. La solution Berger-Levrault Échanges Sécurisés (BLES) offre en outre une fonctionnalité de parapheur (i.Parapheur, signature électronique de documents). Outre la gestion des échanges avec la comptabilité publique (HMANDAT, HREDEP, HBUDG, PES V2), le GIP CPAGE propose pour sa part d’autres axes d’interopérabilité : liaison avec la paie (mandatement, dépenses de personnel par UF), demandes d’approvisionnement, commandes, réceptions, sorties de stocks, liquidations, référentiel produit (intégration de la CIOsp – CIOdm), amortissements, etc.

Consolidation et pilotage économique

De plus en plus de solutions sont désormais directement « connectées » au cœur de l’activité. Les notions de groupe d’activités, de GHM, de durée moyenne de séjour, etc. sont essentielles. Dans le domaine de la Gestion Économique et Financière, le logiciel SyAME de SEDONA (utilisé par exemple à l'Institut Mutualiste Montsouris ou encore au Groupe Hospitalier Paris Saint Joseph) se décompose en deux modules : une comptabilité analytique et une analyse médico-économique des séjours hospitaliers, tous deux basés sur un ensemble commun de règles de gestion et de répartition des charges et produits. Sur cette base, la principale caractéristique de SyAME est de réunir dans un même outil trois visions essentielles au pilotage d’un établissement : le suivi de l’activité hospitalière (volumes et valorisation des séjours), la Comptabilité Analytique (Comptes de Résultats Analytiques des Services, consolidations) et l’analyse médico-économique (rapprochement des visions médicale et financière).

L’outil SyAME permet de représenter la distribution de la rentabilité des sous-séjours, au sein d’un GHM, sous forme d’une courbe de Gauss. Outre la forte dispersion sur le ratio coûts / recettes, on identifie sur cet exemple plusieurs séjours déficitaires (tranches supérieures à 100%) pour un GHM globalement bénéficiaire.

Avec CPAGE, le module GEF s’adresse à des structures de toutes tailles : CHU, CH, HL, maison de retraite, EHPAD et le produit couvre l’ensemble des besoins réglementaires pour la gestion comptable d’un établissement hospitalier, d’un GCS ou d’un GIP avec des outils nécessaires à l’optimisation des opérations quotidiennes. La gestion des achats et la comptabilité sont réalisées classiquement selon les nomenclatures M21, M22 et M9.5 (GCS, GIP hospitalier). Avec C.Page i Pilotage médico-économique, les données peuvent être regroupées dans une base territoriale avec des consolidations de niveau GHT disposant d'un niveau de détail identique au niveau établissement. L'intégration des données se fait par fichiers à plats avec une alimentation native de C.Page et une restitution sous BO Xi. On peut ainsi, au niveau du GHT, disposer de diverses analyses financières : prix d’achat d’un même produit, chiffre d’affaire fournisseur, masse salariale par métier, recettes par discipline médicale, etc.

Comme le défend le Groupe PSIH, le pilotage au niveau des silos de données ou via des modules intégrés aux logiciels de production devient inopérant. La nouvelle échelle de pilotage, étendue à tous les établissements d’un GHT, nécessite une analyse consolidée de toutes les données provenant de divers SIH nécessairement hétérogènes. C’est l’objectif même de la plateforme décisionnelle de cet éditeur.

Dans une optique de dialogue de gestion, le Compte de Résultat Analytique par Pôle (CREA), permet au pôle concerné de voir, mesurer et comprendre la constitution de son résultat sur coûts complets. Via l’outil CDG, l’utilisateur dispose d’une analyse selon plusieurs axes : structure, gestion générale, logistique médicale, médico-technique et clinique.

L’approche du Groupe PSIH est de produire des indicateurs provenant de la GEF (suivi en temps réel des dépenses, investissements, etc.) tout en assurant le croisement des informations financières avec les principales sources de dépenses (RH et Pharmacie) et d’activité (MCO, SSR, HAD, PSY, Externe). Outre l’optimisation des recettes T2A avec les contrôles sur les séjours, la solution permet de produire un modèle analytique pour des analyses de coûts par service et faciliter les réponses aux enquêtes de comptabilité analytique nationales des tutelles.

 

CEGI Santé et Yooz : une offre de dématérialisation SaaS

La solution globale de dématérialisation de factures proposée par le Groupe CEGI Santé en partenariat avec Yooz (Groupe ITESOFT), a été conçue pour s’intégrer totalement dans un contexte multi-établissements et multi-sociétés. Elle permet de capturer les factures (papier et électroniques), d’assurer leur reconnaissance automatique et leur gestion comptable et analytique, de gérer leur circuit de validation électronique (bon à payer) ; le tout en alimentant automatiquement le logiciel Compta First (GEGI Santé). Grâce à son approche SaaS, Yooz garantit des bénéfices rapidement mesurables : suppression des risques de pertes de documents, réduction significative des temps de saisie des factures (généralement divisés par 2) et des délais de validation, accès à tous les documents numériques en temps réel ou encore traçabilité totale des modifications. Concernant le fait que Yooz soit devenue la solution de dématérialisation de factures intégrée aux offres CEGI, Magali MICHEL, Directrice de Yooz, est « particulièrement confiante sur le succès de cette collaboration car il s’agit d’une alliance de spécialistes qui ont mis leur savoir-faire respectif en commun pour proposer une offre pointue, spécifiquement adaptée à ce secteur de marché. ».

 

Les applications « GEF » sont sur le marché depuis plus d’une vingtaine d’années. À ce titre, le recul fonctionnel des éditeurs est nécessairement important. Tout se joue à la marge et le différentiel se situe dans les fonctions annexes. De nombreux éditeurs sont actuellement en phase de migration technologique de leurs solutions actuelles. L’objectif à atteindre est celui d’une plateforme « SI territorial » globale et unifiée. Les modules « GEF » verticaux actuels seront plus globalement intégrés à des socles mêlant des fonctionnalités collaboratives et de dématérialisation. À titre d’exemple, chez Maincare Solutions, la réécriture des fonctions de recueil de CORA PMSI a déjà démarré pour intégrer une future plateforme globale avec plusieurs modules innovants dont certains sont prévus pour 2018 : Portail Patient, e-Admissions, référentiels tiers / produits, décisionnel achat et logistique, etc. Ce qui est certain c’est qu’au-delà du fonctionnel, l’organisation des systèmes de santé en GHT et la dématérialisation des processus auront assurément permis de dépoussiérer l’approche « GEF » !

Retrouvez l’article complet dans le dernier numéro de my SH magazine

 

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