Le 25 janvier dernier se tenait la 6ème édition du D4 Evolution, le rendez-vous annuel de l’opérateur européen Dedalus. Avec pour fil rouge « Innovons et accélérons ensemble la e-santé », cet événement très attendu, qui a accueilli pas moins de 500 décideurs et professionnels de santé, a notamment permis de découvrir le Command Center Dedalus, ouvrant une nouvelle ère pour le pilotage de la performance opérationnelle par la donnée.
Véritable tour de contrôle renforcée par l’intelligence artificielle, le Command Center tel qu’imaginé par Dedalus permet de créer un jumeau numérique d’organisation pour améliorer et renforcer, par itération, la performance opérationnelle d’un établissement de santé. « L’exploitation innovante des données de santé est porteuse de belles perspectives pour les organisations sanitaires, notamment pour optimiser les processus hospitaliers en créant de la valeur à partir des données produites au fil de l’eau », a expliqué Guillaume Reynaud, directeur des relations publiques pour Dedalus. « Imaginez disposer d’informations exploitables en temps réel sur les performances de votre établissement, de manière à identifier les contraintes spécifiques impactant votre efficacité organisationnelle, mais aussi savoir quelles actions sont requises pour répondre à la problématique du moment. Imaginez aussi pouvoir simuler différentes modalités de fonctionnement pour découvrir les facteurs de risque imminent, et être en mesure d’en analyser rapidement les causes. C’est justement ce que nous vous offrons avec le Command Center », a alors détaillé Alexandra Kipper, responsable business développement Life Sciences, devant une salle enthousiaste.
Des perspectives particulièrement prometteuses
Ce Centre de Commande entend donc unifier la visibilité et l’accès aux données pour améliorer la coordination entre les acteurs d’un même écosystème et supporter les décisions des cliniciens et du management. Il peut soit être virtuellement partagé entre les professionnels et métiers concernés, soit être physiquement centralisé dans un lieu unique, par exemple à proximité des directions fonctionnelles. C’est d’ailleurs cette dernière option qui a été retenue par l’hôpital Gregorio Marañón, à Madrid, tout premier établissement de santé à avoir mis en œuvre le centre de commande – nous y reviendrons.
Avec le Command Center, Dedalus ambitionne plus concrètement d’adresser des besoins clés dans quatre domaines stratégiques : (1) Offrir des gains d’efficience opérationnelle pour la chirurgie et les blocs opératoires, « qui concernent 27 % des hospitalisations et représentent 49 %, donc près de la moitié, des revenus pour un grand hôpital », a indiqué Guillaume Reynaud (2) Mieux organiser les parcours de soins grâce à un suivi des actes en temps réel, sachant que les soins d’hospitalisations représentent « entre 30 et 40 % du budget total d’un établissement de santé » (3) Optimiser la gestion des flux dans les services d’urgences, « dont les coûts sont estimés à 2-5 % des coûts de fonctionnement » (4) Améliorer la coordination des acteurs à l’extérieur de l’hôpital, dans une approche de santé populationnelle pour « réduire la pression sur les ressources humaines et financières des établissements de soins aigus », a-t-il noté.
Des objectifs déjà soutenus par des perspectives chiffrées. S’appuyant sur un panel d’indicateurs de performance clé, Guillaume Reynaud a ainsi présenté quelques gains potentiels offerts par le Centre de commande Dedalus. Il est par exemple possible de diviser par deux le nombre d’interventions chirurgicales annulées faute de lits disponibles, et de gagner 1,5 heure sur le délai de disponibilité des lits d’hospitalisation. Les durées de séjours adultes peuvent pour leur part être réduites de 10 %, le temps d’attente d’un lit aux urgences de 12 %, les heures supplémentaires de soins infirmiers de 20 % et les infections nosocomiales de 30 % – soit des gains pouvant être chiffrés à plusieurs millions d’euros. « Plusieurs critères sont analysés en permanence, de manière à évaluer la performance opérationnelle en temps réel et son positionnement par rapport aux objectifs cibles, et pouvoir aussitôt mettre en œuvre rapidement les actions adéquates », a-t-il précisé.
Une « dynamique des fluides computationnels »
Sur le plan technique, le Command Center s’articule autour d’un puissant moteur de gestion opérationnelle, dit « Operational Xray » offrant à la fois des informations en temps réel et des analyses prédictives. Il impose donc, comme prérequis, une connexion avec l’ensemble des ressources logicielles de l’établissement – dossiers patients informatisés, pharmacie, imagerie, laboratoire, gestion administrative, gestion des ressources humaines et des plannings, etc., soit autant de fonctionnalités déjà couvertes par le portfolio expert de Dedalus – pour collecter des données de masse en permanence, sous un format structuré comme non structuré. « Ces informations sont centralisées, agrégées et analysées par le cœur opérationnel du Centre de Commande. Les résultats et enseignement sont affichés et constamment mis à jour sur un mur vidéo, de manière à pouvoir, d’un coup d’œil, visualiser l’activité et les contraintes de ressources en temps réel, identifier et adresser les éventuels imprévus, et modifier des paramètres pour simuler les risques potentiels. Les équipes hospitalières peuvent ainsi s’inscrire dans une dynamique d’amélioration continue des processus », a expliqué Alexandra Kipper.
On l’aura compris, le Centre de Commande Dedalus est une solution sans équivalent à ce jour. « Aujourd’hui, les établissements de santé évaluent leur performance grâce à la génération de tableaux de bord a posteriori. Ils peuvent désormais s’appuyer sur un système intelligent intégré et unique, leur offrant une information fiable et exploitable pour un pilotage de leur performance en temps réel. Ils disposent en outre d’un moteur de règles dynamiques pour prendre la bonne décision au bon moment, ainsi que de plusieurs modèles prédictifs et prescriptifs d’IA, développés et maîtrisés par Dedalus et ses partenaires, pour une surveillance opérationnelle et clinique de leur activité pendant des délais critiques », a résumé Guillaume Reynaud. Le Command Center permet donc de donner corps au concept innovant de « dynamique des fluides computationnels », une discipline d’ingénierie permettant de modéliser, simuler et analyser l’évolution des mouvements et des flux dans un environnement donné. Cette approche, qui est notamment appliquée dans le domaine aérospatial, vient de faire son entrée à l’Hôpital.
Une première installation réussie, et instructive, à Madrid
Dedalus peut d’ailleurs déjà se prévaloir d’un premier site en production à l’hôpital universitaire Gregorio Marañón de Madrid, équivalent de nos CHU. Cet établissement, qui totalise plus de 1 600 lits et une cinquantaine de blocs opératoires, a mis à profit l’ouverture d’un nouveau bâtiment pour constituer son Command Center, il y a bientôt un an. Il s’est essentiellement concentré sur deux domaines d’application confrontés à des problématiques organisationnelles fortes : la chirurgie et les blocs opératoires, et les urgences. « L’établissement a souhaité inscrire ce Centre de Commande dans une salle de décision physique, aujourd’hui opérée en continu par une douzaine de professionnels de santé – contre 4 à 5 personnes lors de l’ouverture de centre en avril 2023. Cette première application a permis de poser les quatre principes fondateurs du Command Center, ceux qui lui permettront d’être pleinement exploité à hauteur de son potentiel », a souligné Guillaume Reynaud.
Il est en effet impératif d’avoir confiance dans les données de départ, ce qui impose un travail préparatoire exigeant pour embarquer tous les producteurs de données dans cette dynamique – et nécessite un soutien fort de la part de la direction générale et des instances de gouvernance. Les données déversées dans le moteur opérationnel du Centre de commande doivent en outre être pertinentes, c’est-à-dire qu’elles doivent intégrer l’ensemble des paramètres permettant d’évaluer l’activité et l’état des ressources disponibles. Elles doivent aussi être utiles, de manière à permettre une prise de décision rationnelle. « Là aussi, une réflexion, que nous pouvons accompagner, est à mener en amont sur le type d’information à privilégier », a noté Alexandra Kipper. Naturellement, les actionnables préconisées par cette tour de contrôle doivent être véritablement mises en œuvre, ce qui nécessite un taux d’engagement fort de la part de toutes les parties prenantes. « Lorsqu’une alerte indique qu’un bloc opératoire n’est pas marqué comme ouvert, alors qu’il devrait l’être au regard de la file active des patients, il faut qu’il y ait une volonté réelle d’action rapide », a-t-elle illustré.
Ces principes socles représentent autant de facteurs critiques de succès, car ils permettent de matérialiser la volonté de changement organisationnel portée à l’échelle de l’institution. Les cliniciens, notamment, doivent se positionner comme co-acteurs du Centre de Commande, car son efficacité est fonction de la qualité et de l’exhaustivité des données sources dont ils sont les premiers producteurs. « Comme pour tout projet ayant un impact transformationnel fort, il est aussi nécessaire de mesurer régulièrement les gains d’efficacité opérationnelle pour continuer à identifier des poches d’amélioration. La transformation ne se produit pas au ‘go-live’. Ce n’est que le début. Une fois le Command Center opérationnel, il faut continuer d’avancer par itération, selon une méthodologie structurée, pour que les bénéfices soient à la hauteur des attentes », a conclu Guillaume Reynaud.
