Cerballiance : l’automatisation des envois postaux avec la solution ScopHybrid

my SIH magazine a eu l’occasion de s’entretenir avec M. Jean-François LONGWAH, responsable d’exploitation de Cerballiance Normandie (cellule informatique) à propos du déploiement de la solution ScopHybrid de DATA SYSCOM dans le cadre de l’automatisation des opérations d’envois postaux directement depuis l’ERP des laboratoires…

my SIH magazine :: Pouvez-vous brièvement nous présenter Cerballiance Normandie ?

Jean-François LONGWAH (JFL) : Cerballiance Normandie est un regroupement de laboratoires d’analyses médicales. Le projet concerne Cerballiance Normandie Ouest (ex biocentre), soit sept laboratoires disposés dans un triangle géographique entre Falaise (14), Cherbourg (50) et Granville (50). Notre mission principale est de réaliser des prélèvements et de procéder à des analyses en lien avec les demandes des praticiens.

my SIH magazine :: Quelle a été la genèse du projet ?

JFL : Nous produisons chaque jour environ 2 500 dossiers (7 laboratoires en Normandie Ouest). Ces documents étaient initialement envoyés par voie postale (600 à 800 courriers par jour) ou remis en main propre (environ 300 courriers) si le patient se présentait au laboratoire. Plusieurs typologies de documents sont concernées : des résultats d’analyses évidemment mais aussi des feuilles de soins, des factures, des relances, des lettres informatives, etc. Tous ces documents étaient imprimés, mis sous pli sur site manuellement et, le cas échéant, envoyés par voie postale. Cerballiance Normandie recherchait une solution permettant de faciliter ces opérations manuelles très chronophages et coûteuses : impressions en local, affranchissement non optimisé en plein tarif, envoi postal nécessitant une opération de collecte et/ou une indispensable mobilisation du personnel.

my SIH magazine :: Quels sont les bénéfices attendus ?

JFL : Les objectifs étaient non seulement d’améliorer les coûts postaux mais aussi de réduire les délais de traitement et d’acheminement et – in fine au niveau du personnel – de libérer du temps pour des tâches plus valorisantes. L’expression de besoins englobait notamment l’envoi de lettres recommandées, un processus très consommateur de ressources.

my SIH magazine :: Quelle a été votre démarche de sélection des solutions potentielles ?

JFL : En collaboration avec notre partenaire local de systèmes d’impression et de solutions digitales (Burologic), nous avons audité plusieurs solutions. Au final, celle de DATA SYSCOM répondait au mieux à nos exigences et s’avérait parfaitement adaptable à nos processus opérationnels. La solution ScopHybrid a été, dans un premier temps, déployée sur un site pilote puis diffusée quelques mois plus tard sur l’ensemble de nos laboratoires d’analyses. 

my SIH magazine :: Cette solution est-elle utilisée de manière autonome ? 

JFL : L’un des critères de choix de la solution a été sa capacité à s’intégrer à notre ERP, à savoir le socle Hexalis Bioserveur de Dedalus. La solution de création et d’envoi de courriers ScopHybrid™ a ainsi été implémentée pour permettre aux administratifs d’envoyer des courriers directement depuis Hexalis en utilisant tout simplement la fonction d’impression de fichier. ScopHybrid™ accepte plusieurs formats de fichiers : formats bureautiques (Word, OpenOffice, LibreOffice), PostScript, PDF, etc. Il est ainsi possible de prendre en charge, en toute transparence pour les opérationnels, diverses natures de documents : feuilles de soins, honoraires, bilans sanguins, etc. ScopHybrid assure la catégorisation automatique du document (identification du type de document) afin de faciliter le routage (envoi électronique ou postal) mais aussi, dans le cas de documents à imprimer sur site, pour assurer une remise en main propre au patient.

ScopHybrid : l’essentiel pour une dématérialisation complète du flux courrier

ScopHybrid™ propose un module optionnel permettant la remise aux normes de l’adresse selon les règles imposées par La Poste. L’utilisateur peut envoyer un même courrier à différents destinataires en modifiant l’adresse postale. Des documents additionnels appelés « annexes » peuvent être ajoutés au document principal (note d’information, plan d’accès, préparation avant examen, etc.). Ces éléments sont stockés dans une banque d’annexes et imprimés sur demande avec le courrier principal. L’utilisateur peut choisir, lors de la création de son courrier, un ou plusieurs inserts. Ces derniers, présents physiquement au centre d’impression, seront insérés dans l’enveloppe au moment de la mise sous pli. De même, la solution propose différents modes d’envoi du courrier : envoi par courrier, envoi recommandé avec notion de suivi, courriel, lettre recommandée électronique, etc. Le système de classement par types et par couleurs permet à l’utilisateur de repérer facilement les actions qu’il doit réaliser : par exemple visualiser si des courriers sont en attente de validation pour envoi avant l’heure de levée du courrier.

my SIH magazine :: Comment se passe concrètement l’opération pour un utilisateur ?

JFL : L’utilisateur crée un courrier depuis son logiciel métier. Il peut paramétrer différentes options : couleur, recto-verso, fond de page, insertion d’annexes, etc. Ensuite, il sélectionne le type d’enveloppe et d’envoi : Ecopli, Prioritaire, Recommandé. Une étape de validation du courrier avant envoi peut être exigée. ScopHybrid se charge d’envoyer le courrier : par courriel sécurisé, via un prestataire d’impression ou directement vers un centre d’impression pour envoi. A chaque courrier traité par le pôle administratif d’un site, un code spécifique est intégré au document et celui-ci est automatiquement mémorisé au niveau de la solution GED du laboratoire. Cette information permet de savoir si un document a déjà été traité.

my SIH magazine :: Quels sont les points que vous avez particulièrement concernant cette solution ?

JFL : Outre le gain de temps indéniable dans la gestion du courrier, nous avons par ailleurs apprécié l’ergonomie et la souplesse de l’outil. Nous avons par exemple mis en œuvre une fonctionnalité de signature pour certains types de documents. Pour des documents particuliers à caractère sensible et/ou confidentiel, le pôle administratif peut exiger la signature d’un responsable ou de tout autre personne référencée en tant que validateur avant l’envoi effectif du document. Chaque validateur a accès à une interface de validation et consulte les différents documents qui lui sont envoyés. Il peut soit « valider », dans ce cas sa signature est intégrée au courrier, soit « refuser » en exprimant un motif de refus. Cette information est alors remontée au créateur du courrier qui peut ainsi procéder aux modifications adéquates.