En cette période de crise sanitaire, la dématérialisation est plus que jamais à l’ordre du jour. Découvrez à ce propos notre dossier tous azimuts avec AD VALOREM, CEGEDIM E-BUSINESS, CEGEDIM SANTE, COMPUTER ENG., DEDALUS, DOCAPOSTE, MAYA CONSULTING, OSIGED, PRIMOBOX, PROLOGUE – API, TESSI et WIIS
Même si, de crise en crise, la dématérialisation avance, l’attestation de sortie et le certificat de vaccination sont encore pliés en quatre dans votre portefeuille en 2021 ! Certes, tout va changer en 2022 avec le plan national de digitalisation… Il a fallu près de deux décennies pour constater la réalité du DMP (Dossier Médical Partagé) ! Cette difficulté est en partie liée à la nécessité de maintenir la valeur juridique des documents dans un cadre de fortes exigences d’intégrité et de pérennité. En effet, les documents du secteur médical peuvent avoir un fort impact économico-juridique en cas de non-respect des obligations ou en cas de contentieux judiciaire ou administratif. L’objectif est néanmoins clair : le « zéro-papier » ! En parcourant les différentes approches proposées par les prestataires participant à ce dossier, force est de constater que les éléments techniques et juridiques sont au rendez-vous. Pour l’accompagnement au changement et la « rupture » de mentalité cela ne dépend que de nous…
Détruire le « papier »…
On distingue globalement trois paliers dans les processus de numérisation. Le premier, la copie numérique « simple » dite de « gestion » fait référence à un scan simple d’un document respectant – a minima – les impératifs d’identitovigilance et de protection des données personnelles. Le deuxième pallier, la copie numérique « sécurisée » identifie la numérisation d’un document dans des conditions maîtrisées et apportant des éléments d’intégrité et de traçabilité suffisants pour autoriser la destruction de l’original « papier ». Le troisième palier fait référence à la copie numérique « fiable » dont le principal intérêt – et non des moindres dans le domaine médical – est d’offrir toutes les garanties nécessaires sur le plan juridique. La copie numérique fiable a la même valeur que l’original.
A l’image de la solution DOCAPOSTE, de nombreux éditeurs intègrent des modules de reconnaissance LAD/RAD permettant de reconnaitre des typologies de documents et d’en extraire automatiquement les données. Par exemple, la reconnaissance automatique d’un courrier entrant permet de le diriger automatiquement vers le bon service en identifiant l’acte métier (réclamation, adhésion, etc.). L’extraction automatique de données permet de minimiser l’intervention humaine. Par exemple, sur une facture entrante, après reconnaissance des éléments (fournisseur, date, montant, etc.) le document peut être automatiquement intégré à l’ERP de gestion comptable.
A l’image de ce que propose Computer Engineering dans le domaine de la préparation des chimiothérapies, la dématérialisation « documentaire » passe par une indispensable digitalisation du métier. Cela se traduit de nos jours par la banalisation des accès via des smartphones intelligents avec des applications dédiées telle que mobiChimio© pour le contrôle de l’administration.
Concernant la dématérialisation des signatures, il faut distinguer les signatures eIDAS simples, avancées et qualifiées. La signature simple est généralement utilisée pour l’identification via un code de vérification. La signature avancée est utilisée pour l’identification et la sécurisation du contenu des documents contre toute altération. Si les signatures simples et avancées sont reconnues juridiquement, elles peuvent être remises en cause légalement. Seule la signature eIDAS qualifiée garantissant l’authentification, l’intégrité, la confidentialité et la non-répudiation ne peut souffrir d’aucune contestation légale. La copie numérique fiable, telle que mentionnée dans l’article L.1111-26 du code de la santé publique est la seule copie numérique à bénéficier de la présomption de fiabilité. Les exigences relatives aux conditions de réalisation de cette copie fiable sont fortes. Les documents numériques sont recevables juridiquement s’ils sont conservés dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité et cela pendant toute la durée légale de conservation. En cas de contentieux, il convient de fournir un dossier de preuves démontrant que le fichier n’a jamais été altéré. Pour répondre à cette contrainte, il faut déployer des mécanismes spécifiques d’horodatage, de traçabilité et de gestion de l’intégrité. La mise en œuvre de tels mécanismes est généralement confiée à un Tiers Archiveur.
La dématérialisation « Santé »
Dans le domaine de la Santé, la dématérialisation du « métier » via différents flux d’intégration est largement répandue depuis plusieurs décennies. Les cas de dématérialisation à l’ordre du jour concernent la chaine Fournisseur (reconnaissance et extraction des données des factures entrantes vers un ERP), le stock physique d’archives (dossiers patients, dossiers du personnel, factures, appels d’offre, contrats, etc.) ou encore le processus RH (accueil d’un nouveau salarié, traitement automatisé des notes de frais et des bulletins de paie, dématérialisation des dossiers du personnel, etc.).
Outre le fait d’assurer la traçabilité de tous les événements avec des conditions optimales de conservation des documents, la dématérialisation facilite l’accès sécurisé aux documents en mettant à disposition des personnes concernées (collaborateurs, praticiens, patients, etc.) un accès de type Web et, de plus en plus, via les mobiles (applications dédiées). Le mode SaaS et les fonctionnalités de recherche permettent d’optimiser la productivité des équipes tout en réduisant les coûts liés à au classement de documents. Reste l’essentiel : la suppression de tout document « papier » sur la base d’une copie fiable qui offre la même valeur juridique : sur le papier, c’est simple ! Mais dans la vraie vie l’humain n’arrive toujours pas à s’en passer !
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Magazine :: mySIH n°°055
