La Gestion Électronique de Documents est au cœur des enjeux du SI de demain. Face à la multiplication des sources documentaires, il devient essentiel de classer et d’organiser le cycle de vie de l’information…
L’un des enjeux d’une GED est de centraliser l’information dans l’espoir de limiter l’essaimage de documents et faciliter l’exploitation des documents existants. La centralisation de l’ensemble des documents de l’établissement offre de nombreux avantages : la sécurisation du patrimoine documentaire, le contrôle des modalités d’accès et l’automatisation de procédures de sauvegarde. De nos jours, les projets de GED deviennent de véritables projets ECM (Enterprise Content Management) incluant des exigences de travail collaboratif entièrement dématérialisé. L’autre versant de dématérialisation est celui de l’archivage électronique (systèmes SAE). La mise en application d’une véritable gouvernance documentaire nécessite en amont une réflexion préalable autour des processus de partage, de validation et de diffusion de l’information, dont, bien évidemment, le « document », que ce dernier soit nativement électronique ou issu d’un process de traitement de type reconnaissance de caractères (OCR) depuis une version « papier ». En effet, les solutions GED sont généralement modulaires et construites autour d’outils de capture, d’extraction, de traitement et de diffusion de documents. L’objectif principal est d’assurer une traçabilité totale des flux documentaires en utilisation courante.
L’approche modulaire
Dans un établissement de santé, les documents d’une GED concernent tout autant le personnel administratif que le personnel soignant. Chaque utilisateur habilité peut espérer accéder facilement à l’exhaustivité des informations d’un dossier patient et intégrer de manière intuitive toute nouvelle pièce constitutive, qu’elle soit nativement papier ou électronique. Dans le paysage SIH, la GED apparait en tant que brique logicielle transverse qui s’articule généralement sous forme de « modules » adressant tel ou tel autre problématique « métier » : le dossier Patient, le dossier Agent, les factures Fournisseurs, etc. Chaque « module » doit être en mesure d’échanger avec les autres sous-systèmes du SIH via la mise en application de protocoles standards d’échanges sécurisés tels que HL7, CDA R2, DICOM, etc. C’est selon ce principe que la solution MOOVAPPS de VISIATIV met à la disposition des collaborateurs des solutions métiers spécifiques à leur activité : Moovapps Employee Document, Moovapps Customer Document, Moovapps Supplier Document, Moovapps Quality Document. Chaque module dispose d’un plan de classement et des automatismes adaptés aux différents métiers. De même les agents logiciels d’importation de document (ERP, logiciels métiers, etc.) et les circuits de validation sont spécifiques aux métiers. Chaque module de Moovapps, dénommé « Apps » est portée par un seul moteur technique : Moovapps Document. Chaque collaborateur peut, selon ses besoins et les droits qui lui ont été accordés, passer d’un contexte à l’autre : par exemple d’un contexte qualité à un contexte collaborateur RH s’il fait partie du service des ressources humaines. Moovapps fournit ainsi une véritable armoire numérique contenant un référentiel documentaire commun facilement accessible aux personnes autorisées.
La solution Moovapps de VISIATIV propose à l’utilisateur une bannette documentaire avant classement.
La logique est sensiblement la même avec M-Files eSanté proposé par la société OSIGED. Chaque axe métier peut être modélisé par un « coffre » reprenant des métadonnées, des workflows et des droits d’accès spécifiques. La différence avec M-Files est que le plan de classement « initial » n’est pas nécessaire car il est dynamiquement défini par les métadonnées qui constituent autant d’axes de regroupement possibles pour les informations. Pour prendre un exemple concret, dans un classement statique on disposera d’une arborescence ANNEE / FOURNISSEUR ou FOURNISSEUR / ANNEE. Avec M-Files, l’arborescence sera dynamiquement l’une ou l’autre en fonction de la demande de l’utilisateur à un instant donné. L’aspect « modulaire » se retrouve aussi chez C-PAGE qui, sur la base de la solution Alfresco Entreprise, propose différents niveaux d’intégration. Ces niveaux ont été spécifiquement définis pour répondre aux problématiques et aux besoins de tous les adhérents du GIP C-PAGE. Par exemple, au premier niveau d’intégration (accessible à l’ensemble des établissements adhérents du GIP CPAGE sans surcoût d’abonnement), l’utilisateur dispose de l’indexation full-text automatique (moteur d’indexation Apache SolR) et d’une gestion native d’une multitude de formats (.doc .ppt .xls .jpg .mp3 .mp4, etc.). En standard, Alfresco extrait automatiquement certaines informations clés (nom, titre, auteur, format de fichier) en tant que métadonnées. De nombreuses solutions dont celles d’AGFA HEALTHCARE, de MAINCARE SOLUTIONS ou encore de NEXUS/CS3i sont conçues dans la continuité d’un DPI. Ainsi, avec Emed Smartdoc (EXUS/CS3i) l’import des documents peut s’effectuer depuis les cabinets extérieurs avec un portail de classement spécifique à chaque cabinet pour la gestion des documents non classés (classement à réaliser par l’émetteur). Le classement est automatiquement fait par balise, code-barre ou QR Code (planches d’étiquettes). Les règles sont paramétrables par l’administrateur avec un croisement possible de critères statiques (type de document, émetteur, taille, etc.) et dynamiques (état du dossier, en cours, clos, etc.). Il existe aussi des solutions « indépendantes », non conçues dans la continuité d’un DPI. C’est par exemple le cas d’Easy Folder chez NUMEN. Une fois de plus on retrouve un principe de paramétrage d’un socle commun avec, comme spécificité, de pouvoir disposer d’une option SAE d’archivage électronique à caractère probatoire.
