En ces temps plus collaboratifs, les solutions de GMAO dépassent le cadre d’une simple gestion technique d’équipements pour se positionner en tant que socle transverse de gestion de l’établissement incluant même, pour certains, la gestion documentaire, la gestion des risques, la localisation des patients, etc.
Une solution GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) permet de remplacer avantageusement différents outils bureautiques pour la gestion des équipements, bâtiments, interventions, etc. d’un établissement de Santé. Le principal avantage est de disposer d’une traçabilité des actions. La plupart des solutions se basent sur un processus classique : la collecte, plus ou moins automatique, d’informations terrain, le suivi temps réel des actions, le déclenchement d’alertes et la synthèse via des indicateurs. Les possibilités de personnalisation sont par ailleurs essentielles afin de pouvoir prendre en compte les spécificités de chaque établissement ou encore être en mesure de répondre aux attentes d’un groupement de cliniques ou d’un GHT.
Dans un établissement de santé, le secteur directement impacté par la GMAO est celui du biomédical. Une maintenance efficace du matériel permet de d’éviter les pannes critiques et les ruptures de service. Certains établissements équipent leurs services techniques d’une solution de GMAO pour la gestion des bâtiments ou encore des interventions informatiques. Le principe de base est celui d’une fiche d’identité par équipement ou composant clé du patrimoine de l’établissement : matériel biomédical, équipement informatique, bâtiment, local, etc. Chaque fiche présente les caractéristiques techniques, les services d’affectation, la documentation, la configuration (version de composant, version logicielle, etc.) ainsi que des données financières (suivi du coût de maintenance, valeur d’amortissement, etc.). La tendance est à l’élargissement des fonctionnalités GMAO. Au-delà des actions de maintenance, on retrouve avec certaines solutions des portails pour les utilisateurs des pôles de soins, les alertes de matériovigilance, le suivi des rapports réglementaires, le pilotage des prestataires (contrats, garanties, etc.). Par ailleurs, en environnement de Santé, les mécanismes d’interopérabilité sont essentiels. De plus en plus de solutions optent pour le suivi de la performance énergétique via des compteurs (électricité, eau, charge réseau, etc.) et divers autres « objets connectés » intégrés au SIH de l’établissement.
my SIH commentaire
Les solutions GMAO issues de l’industrie proposent des fonctionnalités très avancées. La différenciation se fait dans la capacité de la solution à s’intégrer à l’environnement SIH (gestion administrative, dossier médical, application comptable) et à prendre en compte les règles spécifiques au métier de la Santé
Un peu plus que la GMAO…
Au-delà de la GMAO, certains éditeurs, dont BlueKanGo, proposent un seul et même outil pour la gestion de l’ensemble du système de management Qualité et des Risques. Ainsi, les équipes Qualité, Biomédical, Travaux ou encore Informatique disposent d’une même base de travail paramétrée pour chaque environnement « métier ». Chez DSD SYSTEM, avec son application Altair Enterprise, l’approche est plus celle de modules interconnectés aux outils existant via diverses interfaces. Ainsi, outre le module de gestion des équipements et du parc technique, on retrouve un module QHSE pour la gestion des audits et inspections, la documentation (règlementation, DUER), le suivi des risques (Plans de prévention, MMR, fiche anomalie, évènement HSE) et de la Qualité. C’est aussi le cas chez IFMH et sa solution Qb7 qui, via une modélisation complète de la hiérarchie fonctionnelle de l’établissement, propose un dossier RSQM (Registre de Sécurité, Qualité, Maintenance) associant les équipements et la matériovigilance via une codification CNEH.
La localisation des équipements et l’inventaire
La réalisation d’un inventaire est une opération souvent fastidieuse et consommatrice de temps. De nombreux mécanismes d’automatisation sont proposés par les éditeurs. Chez BlueKanGo c’est la technologie NFC (Near Field Communication) qui est utilisée pour identifier les matériels et les géolocaliser. Les anomalies relevées alimentent automatiquement le plan d’actions global de l’établissement et le responsable de service peut déclencher en temps réel des actions ou mettre en place un suivi automatisé grâce à un workflow spécifique. Concernant l’inventaire, l’étiquetage se fait sur mesure avec un suivi centralisé du cycle de vie (équipements, matériels, bâtiments, etc.) et une organisation selon différentes nomenclatures métier. IFMH utilise un système propriétaire associant des systèmes RFID à une technologie RTLS-WIFI exploitant l’infrastructure WIFI du bâtiment sans ajout technologique complémentaire. Le système propose une traçabilité totale des mouvements enregistrés et des localisations avec une intégration par TAG / TAG Bracelet ou Pastille TAG cachés. Il est ainsi possible de géolocaliser, en temps réel, les équipements présents dans les salles de bloc opératoire pour les intégrer, si possible, au DPI ou simplement disposer d’une étiquette code barre en impression. Chez ASP GMAO, l’aspect localisation est intimement lié aux plans des locaux. Le module PLAN (logiciel G2IT) vous permet d’indexer tous les plans d’architecte de l’établissement, quel que soit le format des documents. Il suffit de cliquer sur un bâtiment pour avoir accès aux plans associés et à la localisation précise de l’équipement avec, si nécessaire, l’association à une arborescence de documents. Les équipements sont représentés sur le plan soit par des zones dessinées, soit par des vignettes qui y sont déposées. En ce qui concerne les inventaires, ASP GMAO propose, comme de nombreux autres éditeurs, une prestation spécifique d’alimentation de la base de données du site à partir de relevés effectués sur le terrain ou via un import de fichier Excel fourni par l’établissement. L’approche de MOBILITY WORK est de considérer que ce n’est pas à l’utilisateur de saisir les informations relatives aux équipements dans le système GMAO : la solution permet à chaque fabricant d’insérer « en ligne » son catalogue d’équipements. L’objectif est de permettre au client de retrouver instantanément un équipement, avec sa description complète, sa documentation, ses pièces de rechanges, ses plans de maintenance, etc. Ce système qui permet, entre autres, d’être alerté en cas d’obsolescence ou de modification liée à un équipement.
