Longtemps opérée sur support papier, la gestion de la démarche qualité en établissement de santé a tout à gagner d’un recours à un système expert. Celui-ci permet en effet de l’inscrire dans un cadre véritablement structuré, pour un pilotage plus efficient et une mise en conformité plus aisée avec les nombreuses exigences normatives s’imposant à ce secteur fortement règlementé. Exemples et applications pratiques avec AGEVAL, APSALYS, BLUEKANGO, INLOG, QUALINEO et QUALIOS.
Ayant pour devoir impérieux de donner confiance dans la qualité des soins prodigués, les établissements de santé ont de longue date emprunté la voie de la démarche qualité, sans cesse évaluant et améliorant leurs pratiques au bénéfice de la population. Pour être véritablement efficace, celle-ci doit néanmoins être structurée, comme l’impose d’ailleurs le dispositif de certification par la Haute Autorité de Santé, pour ne citer que lui – sachant que les normes et règlementations applicables au sein du monde de la santé sont nombreuses. Certaines sont spécifiques à un secteur ou une spécialité donnés, d’autres sont plus généralistes, mais toutes sont exigeantes et continuent d’évoluer en ce sens. Relever le défi de la qualité n’est pas chose aisée, car l’implication de tous est nécessaire. Plus qu’un enjeu de santé publique, la qualité à l’hôpital est donc, avant tout, un enjeu managérial, qui implique une profonde transformation des organisations afin que chacun joue son rôle dans cette démarche par essence collective. Elle est toutefois chronophage. Les différents indicateurs doivent être renseignés de manière exhaustive, chaque alerte doit être rapidement traitée, les récurrences doivent être identifiées et inscrites dans un plan d’action pertinent, et les actions correctives doivent effectivement être appliquées et faire l’objet d’un suivi strict. On l’aura compris, la qualité ne peut se concevoir sans un engagement franc de la structure hospitalière et de ses équipes dans des actions d’amélioration permanentes et systématiques.
Qualineo : l’application qui décomplexifie la gestion de la qualité
Ambitionnant de libérer les équipes hospitalières des procédures chronophages liées à la gestion de la qualité, Qualineo est un logiciel collaboratif accessible en mode SaaS, aujourd’hui adopté par plus d’un millier d’établissements, tous secteurs confondus. Mise au point par une jeune entreprise lilloise, cette application innovante entend fédérer le personnel soignant, administratif et logistique autour d’une démarche d’amélioration continue, au sein de laquelle chacun sera acteur du projet qualité grâce à une interface intuitive et des actions simplifiées.
Accessible à tous et sur tous les supports, Qualineo propose à cet égard treize fonctionnalités clés, visant à appuyer l’uniformisation des pratiques, centraliser le pilotage des actions à impact, et faciliter la mise en conformité avec les exigences des autorités de contrôle et des tutelles. Quelques-unes sont plutôt classiques, à l’instar de la gestion documentaire, la gestion et le suivi des événements indésirables, des incidents techniques et des équipements, ou encore la gestion des risques professionnels avec, à chaque fois, la volonté de simplifier les déclarations, d’assurer un suivi transparent des informations et de favoriser la prise de décision éclairée.
D’autres fonctionnalités positionnent, à juste titre, la démarche qualité et la satisfaction des usagers comme deux enjeux indissociables : Qualineo permet tout autant de recueillir et de documenter les réclamations et les plaintes des usagers, que de créer des formulaires afin que les professionnels puissent auto-évaluer les organisations et auditer les pratiques internes. L’engagement des collaborateurs est ainsi grandement facilité au bénéfice d’une démarche qualité significative. D’autres outils, enfin, offrent aux établissements de nouvelles opportunités pour agir et continuer de s’améliorer, en leur permettant de suivre des indicateurs clés pour identifier les axes d’amélioration prioritaires, d’élaborer les plans d’action adéquats, et d’éditer des tableaux de bord intelligents pour un pilotage Qualité efficient.
BlueKanGo Qualité : la plateforme de pilotage nouvelle génération
La plateforme de gestion et de pilotage des processus qualité mise au point par BlueKanGo, entend diviser par deux le temps consacré à la réalisation des audits et cartographies des risques, au traitement des événements indésirables et à la mise en conformité avec les exigences de la Haute Autorité de Santé. Ce portail collaboratif et sécurisé, qui intègre les dernières avancées de la technologie – mode SaaS, accès hors-ligne, géolocalisation, photos, dictée vocale, signature électronique –, offre un accès ergonomique sur tous les supports et propose des interfaces personnalisables par profils d’utilisateurs. Les professionnels de santé peuvent ainsi aisément consulter leurs protocoles et collecter l’information au plus près de l’événement, offrant aux cadres et responsables des remontées terrain en temps réel et des rapports BI par métiers, pour appuyer la mise en œuvre d’une démarche d’amélioration continue au bénéfice des patients.
BlueKanGo Qualité s’articule autour de quinze modules pensés pour simplifier et sécuriser la gestion des processus qualité. C’est notamment le cas de la cartographie des risques, avec plusieurs fonctionnalités facilitant l’identification et la hiérarchisation des risques en lien avec les processus métiers, mais aussi la définition des moyens de prévention adéquats en écho au plan d’action global de l’établissement. Des tableaux de suivi et des tableaux de bord statistiques, offrent pour leur part une visibilité transversale pour accélérer et fiabiliser la prise de décision stratégique. Un autre module permet quant à lui de digitaliser et d’exploiter par BI les Fiches d’événement indésirable (FEI), pour faciliter la compréhension des causes de leur survenue et favoriser ainsi le partage d’expérience au sein de l’établissement. Citons aussi le module Auto-évaluation HAS, pour se préparer à la procédure de certification dans sa version 2024. Grilles d’auto-évaluation par critère, alimentation du plan d’action et suivi du degré d’atteinte par objectif, rien n’est laissé au hasard pour pouvoir relever ce défi haut la main.
Ageval : une couverture complète et des fonctionnalités totalement interopérables
Logiciel collaboratif, ergonomique et ultra-intuitif, Ageval accompagne depuis 2014 les établissements de santé dans le pilotage de leur démarche qualité et gestion des risques. Fin 2020, alors que la HAS venait de dévoiler la nouvelle version de son dispositif de certification, Ageval faisait également évoluer son offre avec la publication d’une suite d’outils recentrée sur le soin et favorisant une implication plus franche des professionnels de santé. Un cap très positivement accueilli par les établissements de santé, qui ont ainsi pu disposer d’une solution construite selon la nouvelle méthodologie de la HAS, pour réussir leur démarche de certification. Particulièrement complète, Ageval leur permet aussi de s’autoévaluer avec les autres référentiels applicables à leur secteur d’activité – référentiel national d’identitovigilance, circuit du médicament, autodiagnostics CPOM et RGPD, etc.
La grande force d’Ageval réside tout autant dans sa logique inclusive que dans l’interopérabilité totale de ses différentes fonctionnalités : chaque action dans le logiciel bascule automatiquement vers les modules liés, qui sont aussitôt mis à jour pour garantir un pilotage efficace de la démarche qualité. Disponible sur abonnement et adossé à un accompagnement sur mesure, le logiciel s’articule plus particulièrement autour de sept modules : (1) « Évaluations et audits », pour maîtriser ses audits en toute simplicité, depuis la réalisation de l’évaluation jusqu’à la mise en place des actions d’amélioration, (2) « Plans d’actions », pour une animation en quelques clics et des méthodes de management dynamisées, (3) « Indicateurs », pour piloter et suivre son activité en toute sérénité, (4) « Gestion documentaire », pour centraliser ces ressources essentielles et gagner en agilité, (5) « Enquêtes », pour mesurer objectivement l’impact de ses actions et visualiser les résultats en temps réel, (6) « Déclarations », pour traiter les événements indésirables et éviter les récurrences, et (7) « Gestion des risques : DUERP et cartographie », pour prioriser les risques essentiels et mieux piloter ses actions préventives.
Qualios : pour un pilotage efficient de la qualité
Né à Vandœuvre-lès-Nancy en 1999, le logiciel de management de la qualité Qualios a séduit plus de 100 000 utilisateurs, et est désormais présent dans onze pays et sur trois continents. Simple, intuitif et entièrement personnalisable, il a été pensé pour faciliter l’engagement qualité et permettre le respect des normes ISO 9001, ISO 14001 et ISO 18001, en offrant un suivi poussé des indicateurs de réussite (corrections, actions préventives, non-conformités, audits…). Son ambition ? Favoriser une dynamique collaborative inscrite dans une démarche d’amélioration continue.
Utilisable en mobilité et en mode off-line, multi-référentiel, multi-site et multi-langue, Qualios s’articule plus particulièrement autour de deux outils parfaitement intégrés, pour un pilotage efficient du système d’information et des documents qualité. « Qualios Doc », le module d’optimisation de la GED, garantit une gestion documentaire simple, paramétrable et sécurisée. Maîtrise des cycles de signature, de la diffusion, des relectures et des archives, il permet de contrôler la production et l’évolution des documents internes et externes, mais aussi de visualiser les statistiques de consultation et de traitement, pour faire vivre et améliorer, au quotidien, le système de management de la qualité. « Qualios Manager » permet, pour sa part, d’assurer la gestion, en temps réel, des enregistrements, alertes et indicateurs, mais aussi de générer des formulaires et des tableaux de bord clairs et concis, pour une gestion rapide et efficace des flux internes.
À savoir également, Qualios propose un Pack SMQ, composé de formulaires et tableaux de bord prêts à l’emploi, pour une mise en place rapide d’un système de management de la qualité répondant aux exigences de la norme 9001 dans sa version 2015. Il peut néanmoins être personnalisé par les rédacteurs de l’établissement ou les consultants Qualios, afin de disposer d’un outil en parfaite adéquation avec le contexte local.
InLog : QMS Online, le management de la Qualité pour les LBM
Depuis 2013 et la mise en place du processus d’accréditation selon la norme ISO 15189, les laboratoires de biologie médicale (LBM) sont tenus de formaliser leur système de gestion de la qualité. Un enjeu anticipé dès les années 1990 par SapaNetTM, un logiciel intuitif, modulaire et communicant, par la suite repris par InLog, l’un des principaux éditeurs français en matière d’informatique de laboratoire. SapaNetTM évolue aujourd’hui vers une version web, sous la marque QMS Online distribuée par Viskali by InLog.
Accessible en mode SaaS et bénéficiant de la certification Hébergeur de données de santé (HDS), QMS Online offre une connectivité étendue avec l’ensemble des systèmes essentiels à l’activité d’un laboratoire. Chaque membre du personnel dispose d’un tableau de bord personnalisé, selon sa position au sein de l’organisation, pour bénéficier d’une vision dynamique et immédiate sur les événements le concernant.
Cette suite de nouvelle génération s’articule autour de cinq modules complémentaires : (1) Orgalia, pour tout ce qui a trait à l’organisation de la structure et de ses moyens de production, (2) Profilia, couvrant la gestion du personnel et des compétences, (3) Docalis, un outil de gestion documentaire entièrement paramétrable, (4) Stomélia, pour la gestion des stocks, des commandes, des inventaires et de la chaîne de traçabilité, et (5) Vigilia, pour la gestion des événements indésirables et des non-conformités. Offrant la possibilité de centraliser les écarts et les anomalies pour mettre en œuvre les plans d’action adéquats, Vigilia permet aussi de planifier et de suivre les audits Qualité, et d’effectuer une exploitation statistique de tous les événements documentés. Il est également possible de programmer des alertes personnalisables, afin d’accroître la réactivité des équipes et véritablement inscrire la démarche Qualité dans une politique d’amélioration continue.
Apsalys : MasterControl, la suite experte dédiée au secteur des sciences de la vie
Proposée par Apsalys, la plateforme de gestion de la qualité MasterControl s’adresse aux structures opérant dans un environnement règlementé, particulièrement dans le secteur des sciences de la vie, afin de leur garantir une qualité élevée en matière de développement, fabrication et conformité de leurs produits. S’appuyant sur des processus numériques pour la collecte, la gestion et l’analyse des données de production et des données qualité, elle permet de faciliter l’assimilation de règles et normes en évolution constante, de simplifier les processus et de prouver leur conformité aux règlementations et normes applicables. Disponible en mode Cloud, cette suite fonctionnant en boucle fermée se démarque par une couverture fonctionnelle particulièrement large, afin que chacun puisse se concentrer sur son cœur de métier.
Plus concrètement, la solution e-QMS MasterControl Quality ExcellenceTM comprend plusieurs outils experts pour remettre la qualité au cœur des processus, tout en simplifiant cette démarche exigeante et consommatrice de ressources. Elle permet ainsi d’automatiser les processus qualité tout au long du cycle de vie d’un produit, mais couvre aussi la gestion des documents, incidents et actions correctives, des risques et de leur résolution au sein d’un référentiel unique et centralisé, des études pré-cliniques et cliniques, et des dossiers règlementaires. Sans oublier la programmation et la mise en œuvre des audits internes et externes, ainsi que la prise en charge des tâches et activités de formation, tout en proposant des fonctionnalités intégrées de reporting grâce au module MasterControl PlateformTM. La solution de gestion de la fabrication MasterControl Manufacturing ExcellenceTM permet, pour sa part, d’automatiser l’étalonnage des équipements pour bénéficier de performances optimales, de gérer les tâches de maintenance préventive avant leur échéance, ou encore d’accélérer les processus de validation logicielle, pour faire rimer qualité et performance.
