Partenaire Gold de M-Files, MAYA CONSULTING propose pour le monde de la Santé des coffres collaboratifs pré-paramétrés pour une gestion efficace de l’ensemble des projets SI d’un groupe d’établissements…
L’univers des DSI d’établissements de santé est encombré de projets dont la gestion informatique n’est pas toujours optimale ! Entre une synthèse sur un tableur et une usine à gaz de gestion de projets, il y a un juste milieu : M-Files. En tant qu’environnement collaboratif paramétrable, M-Files propose une gestion dynamique des contenus (ECM) et des documents (GED) en s’appuyant sur le concept de métadonnées. Suivre les déploiements logiciels dans les établissements, recueillir les informations nécessaires à l’atteinte des objectifs Hôpital Numérique, faciliter les échanges entre les équipes techniques et d’exploitation sont autant de thèmes auxquels le déploiement de M-Files peut apporter une réponse efficace. M-Files permet de modéliser simplement sous forme de « fiche » un projet, un processus, une intervention, etc. d’y associer des documents et de les faire vivre via des workflows et des tâches. Il ne s’agit pas avec M-Files de déployer un produit onéreux et complexe à installer, à utiliser et à administrer. Les utilisateurs (les équipes informatiques en tête) sont toujours étonnés de la simplicité du produit qui, en outre, agit dans le prolongement d’un explorateur Windows : la prise en main est immédiate. De n’importe quel logiciel il suffit de déclencher la commande « Enregistrer sous… » !
Ainsi, en ce qui concerne la gestion documentaire, M-Files est nativement compatible avec tous les formats de fichier : MS-Office, PDF, images, AutoCAD, emails, etc. Les fiches d’objets sont interfaçable avec les bases de données et les applications tierces (CRM, ERP, GMAO, GRH, etc.) via de simples requêtes. Il est donc facile d’associer une fiche fournisseur (issu de votre progiciel de comptabilité) à un document numérisé (une facture) dans laquelle un processus OCR (reconnaissance de caractères) récupère des informations (Date, Numéro, Montant, etc.).
Les modèles de documents sont réalisables directement à partir de Word et Excel, ce qui répond à 95% des cas d’utilisation : modèle de compte-rendu de réunion, modèle de planification projet, etc. Concernant le volet documentaire, les modifications et les évolutions de version sont bien évidemment gérées. Il suffit de consulter le journal des activités et l’historique des modifications pour maîtriser l’origine, la cause et les circonstances des modifications des fiches et/ou documents. Un historique automatique permet d’accéder (voire de réhabiliter) les anciennes versions de documents. Pour les plus avancés en travail collaboratif, il est même possible de travailler à deux, en même temps, sur un document (co-rédaction) en se basant sur un stockage dans le cloud (OneDrive).
Les connexions Client / Serveur ou Web peuvent être cryptées et il est possible de mettre en œuvre une authentification SSO via une synchronisation Active Directory. L’accès aux fiches et au document se fait depuis le client Windows, depuis un quelconque navigateur Web ou depuis un dispositif mobile (smartphone, tablette) sous Android ou iOS. Un mode nomade permet par ailleurs de consulter, créer et modifier des documents en mode hors connexion (absence totale de réseau WI-FI ou 3G). Rien de plus efficace pour annoter et valider, en attendant sereinement votre vol retardé à l’aéroport, le dernier compte-rendu de la cellule Qualité !
MAYA CONSULTING : M-Files eSanté pour les flux de facturation des prothèses…
Présent dans plus de 120 pays, M-Files a récemment ouvert un bureau à Paris et a confié la déclinaison de son produit dans le monde de la Santé à la société MAYA CONSULTING. Basée à Paris, MAYA CONSULTING prend aussi en charge les projets M-Files dans les DOM-TOM via ses différentes filiales et partenaires. Ainsi, sur l’île de la Réunion, le groupe Clinifutur gère avec M-Files l’ensemble des factures fournisseurs d’une vingtaine d’établissements dont la clinique Sainte-Geneviève (Paris) et la Clinique de l’Adour (Aire-Sur-Adour). Cette gestion se fait en liaison avec l’application comptable groupe : SAGE Adonix X3 via des interfaces mises en œuvre conjointement avec Softway Medical. Les factures fournisseurs sont envoyés par e-mail à une seule adresse, reconnues par OCR, intégrées à M-Files pour suivre un Workflow de validation allant jusqu’à l’intégration en comptabilité.
