Le module Administrateur M-Files permet de définir le circuit de la facture de la saisie de la commande à l’intégration automatique au progiciel financier.
Maya Consulting accompagne depuis plus de 7 ans le déploiement de la solution M-Files dans les établissements de santé. L’occasion de faire un point sur tous les axes de projets en établissement de santé…
La solution M-Files est un environnement ECM (Enterprise Content Manager) complètement paramétrable et connectable aux diverses applications du SIH (en direct ou via un EAI). L’avantage de la solution est de permettre de démarrer avec un workflow simple et un ou deux modèles documentaires pour ensuite évoluer vers une dématérialisation complète. La solution, proposée sur le secteur de la Santé par MAYA CONSULTING, exploite ce socle avec par ailleurs des fonctionnalités de capture en amont (numérisation, océrisation) jusqu’à la signature électronique à valeur probante en aval.
Le flux de facturation fournisseur
L’un des « use case » de dématérialisation les plus courants reste celui du circuit de facturation fournisseur. Typiquement, les factures fournisseurs sont envoyées par e-mail à une ou plusieurs adresses dédiées ou directement numérisées par les équipes de gestion du courrier entrant. M-Files en lien avec le moteur ChronoScan, récupère les éléments de la facture (océrisation) : N° de Facture, Date, montant HT, TVA, etc. Ces factures sont ensuite automatiquement dispatchées vers les services pour validation avant intégration dans le progiciel comptable (Sage 1000, X3, etc.). Par exemple, le groupe Clinifutur partage le suivi de facturation fournisseur entre ses 15 établissements sur Paris, La Réunion et Aire-Sur-Adour sous forme dématérialisé sur la base d’un workflow intégrant les équipes comptables, la pharmacie, les acheteurs et la Direction (validation). Cette solution de dématérialisation déployée par MAYA CONSULTING a remporté le Trophée Finances 2019 de Solutions Numériques. D’autres cas de déploiement ciblent par exemple des catégories de factures : à la polyclinique Bordeaux Nord Aquitaine (groupe PBNA), M-Files est utilisé pour le suivi du circuit des achats (avec validation par la Direction directement sur smartphone) mais aussi pour le suivi de la facturation des transports sanitaires (règles de l’Article 80, suivi et rapprochement des bons de transport ambulancier, etc.).
Partenaire historique de M-Files, MAYA CONSULTING propose la solution ECM depuis près de 10 ans, bien avant l’ouverture de la filiale française en 2018. Aujourd’hui, MAYA CONSULTING est le partenaire privilégié de M-Files France sur le secteur de la Santé (partenaire GOLD, Premier Reseller) avec la particularité de pouvoir accompagner les clients dans des projets d’intégration forte au SIH, y compris dans le cas de mise en œuvre de passerelles vers les DPI et autres ERP (Gestion Economique et Financière, Stock de pharmacie, PMSI, etc.).
Les autres cas de dématérialisation
Dans les établissements de santé, tout ce qui se rapporte à l’intégration DMP peut aussi constituer un important levier dans le déploiement d’un projet de dématérialisation. Ainsi, le centre chirurgical du libournais (33, Libourne, avec Hôpital Manager de Softway Medical) ou la Polyclinique de l’Europe (44, St Nazaire, avec Expertiz Santé) ont déployé M-Files, en lien avec leur DPI et), pour la numérisation et la reconnaissance des éléments des documents (comptes-rendus, lettres de sorties, etc.) pour un transfert automatique vers le DMP pour Libourne. M-Files récupère d’une part les informations de séjours et, d’autre part, les éléments numérisés sur le document « papier » pour transmission au DPI. Enfin, parmi les cas de déploiement les plus courants de M-Files, on retrouve la gestion de la qualité. Le groupe Cap santé (18 établissements principalement en région Occitanie) gère le circuit documentaire sous M-Files en lien avec le DPI (Expert Santé) pour la validation et l’acquittement directement depuis l’interface DPI. Avec une interface proche de l’explorateur Windows, la prise en main de l’outil est immédiate ; Quel que soit l’axe de dématérialisation choisi, M-Files facilitera votre évolution vers les futurs standards du programme « Ma Santé 2022 »…
